1장 보고서 이야기

‘말 잘하는 방법’, ‘토론 잘하는 법’, ‘발표의 기술’..

  자신의 생각을 표현하거나 전달하는데 어려움을 겪는 사람이 적지 않은 것은 어제 오늘 일은 아닙니다. 부족한 부분을 각종 테크닉과 사례를 통해 극복하고자 노력하지만, 사실 무엇보다 중요한 것은 본질(핵심)을 전달하는 것이고 다른 것들은 과정이라고 볼 수 있습니다.

  더구나 지금은 환경의 변화 속도가 그 어느 때 보다 빠르고 판단 역시 그 속도를 요구하고 있습니다. 그렇기 때문에 미사여구나 주변적인 사실보다 핵심적인 내용을 얼마나 정확하고 적시적으로 전달하는지가 경쟁력이 되는 상황입니다.

  얼마 전 정태영 현대카드 부회장은 사내 PPT를 전면 금지시켰습니다. 그 동안 수 차례 시도를 했었고 그때마다 조직구성원들의 습관으로 실패를 거듭했지만, 이번만큼은 사내 모든 PC의 PPT 제작프로그램을 삭제하고 파일읽기만 가능한 뷰어를 설치해서 사용하게 할 정도로 강력하게 추진 중입니다. PPT의 작성은 시간을 필요로 하는 '과정'입니다. 결국, 어떤 것에 시간을 더 투자하고 '목적'이 무엇인지를 생각하고 추구해야 한다는 것입니다.

  삼성그룹, SK텔레콤, 포스코, P&G 등은 임원대상 보고서 분량을 1장으로 제한하고 있습니다. 문서작성에 매달리기보다 핵심 위주로 ‘3S’ 즉, 짧고(Short), 쉽게(Simple), 구체적(Specific)으로 쓰도록 하고 있는데, 의사결정을 위한 과정은 간명할수록 합리적임을 강조하는 것입니다.

  누구보다 바쁜 스케줄로 유명한 손정의 소프트뱅크 회장이 단번에 내용파악이 가능한 보고서를 좋아한다는 것은 유명한 얘기입니다. 특히, 짧은 보고서 내에서도 애매한 정의나 잘못된 단위, 해석 등을 날카롭게 지적하고, ‘정확한 숫자와 뒷받침되는 명확한 자료’의 중요성을 강조한다는 사실은 그 의도가 명확합니다. 궁극적으로 “한 마디로 당신이 하고 싶은 이야기가 뭔데”라는 질문에 한 문장으로 정확한 이야기를 할 정도의 수준이 요구되는 것입니다.

  산재해 있는 정보와 콘텐츠, 자신의 견해를 일목요연하고 간략하게 표현하는 일이 어렵다는 것은, 자신의 정보와 책임만큼 비례하는 경향이  있습니다. 그만큼 상당한 노력과 연습이 필요한 것도 사실입니다.

  1장으로 만들 보고서에서 가장 먼저 필수적인 것만 챙긴 후 나머지는 과감하게 버리는 과정이 필요합니다. 다음으로 키워드를 조합하고 흐름에 따라 배치하는데, 이는 순간적인 순발력과 유연성이 필요한 발표의 과정-이를테면 키워드의 순서 메모-에서도 유용한 방법입니다. 마지막으로 받게 될 대상의 입장에서 제작된 보고서를 받아들었을 때, 작성한 이유에 부합하는지를 검토하는 과정을 거치면 '양보다 질'의 보고서에 보다 가까워 지게 됩니다.